Guter Vorsatz: endlich Ordnung im Büro

Alle Jahre wieder nehmen wir uns vor, unsere privaten Unterlagen wie Kontoauszüge und Rechnungen zu sortieren. Welche Unterlagen können guten Gewissens in den Schredder? Welche Belege sollten aufbewahrt werden – und wie lange?

Wie steht es um Ihre Ordnung im privaten Bereich? Während der eine Unterlagen umgehend in Ordner heftet, landen sie bei dem anderen bunt gemischt in der Schublade. Das Prinzip „Aus den Augen, aus dem Sinn“ ist allerdings nur eine recht kurzfristige Lösung. Es birgt die Gefahr, den Überblick zu verlieren, Überweisungen zu vergessen oder Dokumente mühselig suchen zu müssen, etwa weil sie für die Steuererklärung benötigt werden. Der erste Schritt zur Ordnung: sämtliche Dokumente sortieren und nicht mehr Benötigtes entsorgen. Einige Unterlagen sollte man ein Leben lang aufbewahren, andere bis zum Renteneintritt oder für die gesamte Vertragslaufzeit.

Kontoauszüge machen meist einen nicht unerheblichen Anteil der Dokumente aus. Diese sollten allerdings nicht vorschnell entsorgt werden: „Kontoauszüge können im Streitfall wichtig sein. Denn sie belegen, wann eine Rechnung beglichen oder wann eine Zahlung im Rahmen eines Vertrages, beispielsweise eines Miet- oder Versicherungsvertrages, geleistet wurde“, erklärt Isabell Gusinde von der Postbank. Privatpersonen sollten daher Rechnungen mindestens zwei Jahre aufheben, Bankunterlagen mindestens vier Jahre. Geht ein Kontoauszug doch mal verloren, kann er bei der Bank nachbestellt werden: „Kreditinstitute müssen Belege mindestens zehn Jahre archivieren. Eine Nachbestellung ist in der Regel kostenpflichtig“, ergänzt Isabell Gusinde.

Fiskus kontrolliert

Wer Arbeitskosten, Fahrtkosten und Maschinenkosten für haushaltsnahe Dienstleistungen, zum Beispiel von Reinigungskraft und Gärtner, oder für Handwerkerleistungen steuerlich absetzen möchte, sollte seine Kontoauszüge mit den entsprechenden Abbuchungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. „Zwar kommt eine Kontrolle durch die Finanzverwaltung selten vor, jedoch muss der Steuerzahler auf Verlangen seine Ausgaben nachweisen können“, erklärt die Postbank Expertin. Eine Frist zur Aufbewahrung des Steuerbescheides und der Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen nicht mehr. Sobald der Steuerbescheid rechtskräftig ist, können die dazugehörigen Belege entsorgt werden. Dies gilt nicht für Gewerbetreibende, Selbstständige, Unternehmer sowie Vielverdiener mit einem Einkommen von mehr als 500.000 Euro im Jahr, hier gelten deutlich längere Aufbewahrungsfristen.

Quelle: Postbank